Um edifício chamado Compliance

Um edifício sustentável deve ser construído sobre uma base segura, com técnica adequada, materiais de boa qualidade e por pessoas competentes.

Certamente, construir um Programa ou Sistema de Compliance / Integridade é como construir um edifício nesses moldes, destinado à proteção do negócio.

A Lei 12.846/2013 e seu Decreto 8.420/2015 trazem orientações gerais para concretizar esse projeto, as quais devem ser adaptadas à realidade de cada empresa.

Portanto, convém atentar para as especificidades do negócio que podem exigir, até mesmo, a observância de normas estrangeiras.

Reconhecidamente um Sistema de Compliance confiável é capaz de envolver não só a organização, mas influenciar a cultura das demais partes interessadas.

Para que assim seja, é imprescindível que sua fundação se dê sobre o comprometimento da Alta Administração com preceitos éticos e que isso possar ser identificado não só em seus discursos mas, sobretudo, em suas atitudes.

Equivale dizer que tal Sistema só se legitimará, se estiver amparado pelas condutas éticas dos representantes máximos da organização.

Além disso, ao Topo da Organização cabe definir uma instância responsável pela supervisão desse edifício, destinar-lhe recursos suficientes e garantir-lhe autonomia e independência para atuar.

Pilares de sustentação

Fixada a base, pode-se iniciar o levantamento das colunas de sustentação ou pilares da integridade corporativa, mediante prévia avaliação dos riscos inerentes ao negócio.

De fato, a avaliação de riscos influencia diretamente os mecanismos de integridade, motivo pelo qual requer revisões periódicas.

Por exemplo, o Código de Conduta Ética, instrumento de compliance emblemático que comunica aos colaboradores as condutas vedadas e os comportamentos desejáveis no âmbito empresarial, somente deve ser elaborado a partir da avaliação dos riscos.

As demais ferramentas de compliance devem ser modeladas, seguindo essa mesma premissa.

Por sua vez, os regulamentos internos serão modelados com a finalidade de clarificar os processos e procedimentos relevantes, permitindo às pessoas conhecerem suas responsabilidades, as obrigações de compliance e assim cumpri-las adequadamente.

Importante lembrar que os documentos internos devem ser redigidos de forma simples e objetiva, facilitando sua compreensão pelos colaboradores.

Por isso, expressões e construções que possam gerar interpretações ambíguas ou expressem juízos de valor, assim como termos excessivamente técnicos devem ser evitados.

Se por um lado, a simplicidade acompanha a efetividade do compliance, por outro, há que se ressaltar que nem tudo que é simples, é fácil de ser executado.

Portanto, comunicar e treinar os funcionários sobre leis, normas, regulamentos, políticas e procedimentos internos é como instalar vigas de sustentação poderosas na estrutura desse edifício chamado compliance.  

Manutenção e conservação do edifício

Uma vez “inaugurado” esse edifício, garantir seu funcionamento, conservação e aprimoramento passam a ser exercícios cotidianos.

Certamente será preciso obter informações e dados sobre possíveis desvios e irregularidades no âmbito corporativo para adoção de ações proativas ou saneadoras, em benefício do empreendimento.

Tal é o papel dos Canais de Denúncias: obter relatos ou indícios de situações de riscos e gerar subsídios para atuação tempestiva da organização.

Considerando que as empresas permanecem expostas a uma infinidade de riscos decorrentes de relacionamentos com o mercado, a inteligência construtiva recomenda conhecer em profundidade esses agentes.

Como resultado, as diligências para se conhecer melhor os parceiros de negócios possibilitam à organização detectar riscos e identificar oportunidades, direcionando esforços para mitigar os primeiros e explorar as segundas.

Gestão do edifício chamado Compliance

A partir da identificação das obrigações de compliance e dos riscos por eventuais descumprimento de tais obrigações é possível orientar a adoção de providências mitigadoras.

Nesse contexto, é preciso estabelecer padrões e indicadores para aferir o desempenho dos controles utilizados, realizando os ajustes necessários, com foco na efetividade do Sistema.

Dentre os desafios da Gestão de compliance, destacam-se a implantação de controles sem gerar impactos negativos na eficiência operacional e manter a conduta corporativa alinhada com elevados princípios éticos.

Portanto, a educação das equipes para o compliance deve ocupar significativo espaço nas agendas dos Gestores e merece investimentos relevantes.

Para acompanhar esse movimento, os responsáveis pela instância supervisora do compliance devem ter no auto aprimoramento prioridade máxima. Somente assim, poderão responder satisfatoriamente aos crescentes desafios da área.

Marcia Pereira, CEC
Educadora Corporativa, Consultora e Mentora em Compliance
Ajudando a construir Negócios Íntegros

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